🗓️세계 0.1%의 시간 관리 비법: 노션 기반 시스템 구축
이 콘텐츠는 세계적인 전문가들의 시간 관리 및 정보 관리 시스템을 노션에 완벽하게 구현하는 방법을 제시합니다. 복잡한 머릿속을 비우고(수집하기), 데이비드 앨런의 gtd 원칙을 변형한 도표로 할 일을 정리하며, 티아고 포르테의 PARA 분류법을 활용해 모든 관심사와 자료를 체계적으로 정리하는 구체적인 방법을 배울 수 있습니다.

1. 시스템 개요: 4가지 핵심 영역

세계적인 전문가들의 시간 관리 및 정보 관리 방법을 통합하여 노션에 구현한 시스템은 4가지 핵심 영역으로 구성됨

• 할 일 관리 페이지: 신경 쓰는 모든 일을 수집하고 정리함
• 노션 캘린더: 할 일과 일정을 한눈에 볼 수 있음
• 정보 관리 페이지: 모든 관심사와 정보를 체계적으로 정리함
• 목표 관리 페이지: 매일, 매주, 매월 가장 중요한 일(원싱)을 채움

2. 1단계: 복잡한 머릿속 비우기

머릿속에 떠오르는 모든 것(할 일, 아이디어, 감정 등)을 '수집함'에 즉시 기록하여 마음의 불안을 해소하고 눈앞의 일에 집중함

• 과거에는 일정(캘린더), 아이디어(포스트잇), 할 일(다이어리) 등 여러 곳에 분산 기록하여 정보 누락과 복잡함이 발생했음
• 수집함 활용: 출근길 아이디어, 유용한 정보, 새로운 할 일과 일정 등 모든 것을 한 곳에 비워냄

3. 2단계: 할 일 정리하기

수집함에 쌓인 메모들을 놓치지 않고 10분 만에 정리할 수 있도록 데이비드 앨런(David Allen)의 gtd(Getting Things Done) 원칙을 변형한 도표를 활용함

• 행동 필요 여부 판단:
  • 행동 불필요: 단순 감정, 아이디어, 정보 등은 보관 필요 여부를 판단함
    • 보관 불필요: 즉시 삭제함
    • 보관 필요: 지식 관리 데이터베이스로 드래그 앤 드롭하여 옮김 (3단계에서 정리)
  • 행동 필요: 다음 4가지로 분류함
• 할 일 분류 및 처리:
  • 나중에 알림: 리마인드 날짜를 설정하고, 필요 없어지면 삭제하거나 적절한 때에 할 일로 변경함
  • 일정: 날짜와 시간을 정해 주간/월간 관리 및 노션 캘린더에서 확인 가능함
    • 노션 캘린더는 구글/아이폰 캘린더 일정과 함께 볼 수 있으며, 상호 변경/복제 가능함
  • 위임 확인: 날짜를 입력하여 위임 확인 영역에서 관리하며, 템플릿을 활용해 쉽게 관리함
  • 틈새 할 일: 2분 이내의 간단한 일로, 캘린더를 복잡하게 만들지 않도록 별도 영역에 모아두고 한 번에 해결함
  • 할 일: 가장 중요하며, 종류, 진행 날짜, 캘린더 표시, 관련 프로젝트/영역 속성을 모두 채워야 함

4. 3단계: 정보 체계화

티아고 포르테의 PARA(Projects, Areas, Resources, Archives) 분류법을 바탕으로 모든 관심사와 자료를 활용도 높은 순서대로 체계적으로 정리함

• PARA 분류 기준: 실행도가 높은 순서대로 자료를 정리하여 활용도를 높임
• 폴더 생성 규칙: 관련된 할 일이나 메모가 있을 때만 새로운 폴더를 만들어야 함
  • 빈 폴더를 미리 잔뜩 만들면 찾기 어려워 결국 사용하지 않게 됨
  • 할 일과 메모를 기준으로 하나씩 만들면 나의 관심사를 한눈에 볼 수 있는 '나만의 보물 지도'가 완성됨
• 프로젝트 관리 예시:
  • 프로젝트 폴더 생성 시 목적, 기대 결과, 시작/종료 날짜를 입력함
  • 반복되는 할 일은 미리 입력해 두면 버튼 하나로 새로운 할 일 생성이 가능함
  • 진행 중인 프로젝트만 남겨 활용도를 높이기 위해, 완료된 프로젝트는 보관함으로 이동함
  • 보관함의 프로젝트는 언제든지 다시 되살릴 수 있음
• 메모 관리: 진행 중인 프로젝트 관련 메모는 '즐겨찾기' 속성을 체크하여 쉽게 접근하고 지속적으로 업데이트함

5. 4단계: 성과를 만드는 원싱 실행

계획-실행-회고 과정을 통해 자신감을 되찾고 확실한 성과를 만들며, 바쁜 일상 속에서도 가장 중요한 일(원싱)에 집중하는 시간을 확보함

• 원싱의 중요성: 성과에 영향을 미치는 일은 20% 이하이므로, 바쁘게 사는 것보다 성과를 만드는 원싱을 쌓아야 성공할 수 있음
• 계획 및 회고 시스템 (나침반 시스템):
  • 영감 목표: 가장 중요하게 생각하는 영역의 이상적인 결과를 최대 5개만 설정함
  • 월간 목표: 이번 달에 집중할 프로젝트와 영역을 명확하게 정의함
    • 대부분의 사람은 5~15개의 프로젝트와 수십 개의 책임/자원을 가지고 있으므로 집중할 대상을 명확히 하지 않으면 시간이 침범당함
    • 예: 특정 목표를 세우면, 다른 주제(AI 강의 듣기, 작은방 정리)에는 시간을 쓰지 않겠다고 결심하는 것임
  • 월간 회고: 계획 대비 진행 상황과 변수를 파악하여, 매월 가장 중요한 일들만 남기고 나머지를 조정하는 능력을 향상시킴
  • 주간 목표 및 회고: 할 일 관리 페이지와 노션 캘린더를 보며 원싱 업무를 위해 어떤 일들을 취소하거나 밀어야 하는지 확인하고 시간을 확보함
    • 매주 회고를 쌓아 나가면 나에 대한 이해를 바탕으로 더 현실적인 계획을 세울 수 있음
  • 하루 회고: 매일 원싱에 집중하는 가장 쉽고 효과적인 방법이며, 스마트폰으로 작성 가능하여 습관으로 만들기 좋음
    • 하루 회고는 시간 관리 습관의 기본이 됨